Az Európai Unió a ’90-es években vezette be az úgynevezett Projektciklus Menedzsment (Project Cycle Managament – PCM) technikát, amely keretet adott a projektek tervezési és irányítási folyamatainak. A sikertelen pályázatok többségét ugyanis a komplexitás hiánya miatt utasították el. A projektötletek nem voltak eléggé kidolgozva, és hosszú távú fenntarthatóságuk nem volt biztos, mivel a pályázók csak a konkrét beruházást, tevékenységet tervezték meg, a projekt jövõjével nem foglalkoztak. A PCM módszerrel a projektek minõsége sokat javult, s ez növelte az uniós programok hatékonyságát is. A PCM módszer nem csak a pályázat megírásakor hasznos módszer, hanem a projekt megvalósítása alatt az ötlet kialakulásától egészen az elszámolásig.
• A ciklus minden egyes szakaszra vonatkozóan meghatározza a legfontosabb döntéseket, az információs követelményeket és a felelõsségi köröket.
• A cikluson belüli szakaszok egymásra épülnek – egy új szakaszhoz csak az elõzõ szakasz teljesítése után lehet sikerrel hozzákezdeni.
• A cikluson belüli értékelés célja az, hogy a már végrehajtott projektek tapasztalatai beépüljenek a jövõbeni programok és projektek tervezésébe.
A ciklus kezdetén van egy elképzelésünk, ötletünk, abból végrehajtható és értékelhetõ munkatervet dolgozunk ki. Az általános projektciklus hat sza-kaszból áll: programozás, azonosítás, minõsítés, finanszírozás, megvalósítás és értékelés. Ezek a legfontosabb szakaszok, de a pályázó nyugodtan meghatározhat több szakaszt is, ha a projekt szükségessé teszi.
A PCM ciklusai
• Programozás: Ebben a szakaszban dolgozzuk ki a keretprogramot, amelyet lebontunk kisebb részprogramokra. A részprogramok lesznek a projekt legfontosabb elemei, a stratégia alapjául szolgálnak. A stratégiába be kell építeni a múltbéli tapasztalatokból levonható tanulságokat. A logikai keretmátrix is ebben a szakaszban készül el. Arra szolgál, hogy egységes keretbe tudjuk foglalni projektünk legfontosabb célkitûzéseit, végig tudjuk követni, hogy mikor mit akarunk elérni, és ezt milyen külsõ-belsõ tényezõk befolyásolják.
• Azonosítás: Ennek során az egyes részprogramokat dolgozzuk ki. Mindegyik esetében bevonjuk a kulcsszereplõket, és közösen meghatározzuk a lehetséges teendõket, a szükséges erõforrásokat, a problémákat, amelyekre megoldási javaslatokat is kidolgozunk. A szakasz végén döntést kell hozni arról, hogy mely projektötletek alkalmasak valóban a további vizsgálódásra.
• Minõsítés (Kidolgozás): Ebben a szakaszban a kiválasztott releváns részprojekteket részletesebben elemezzük. A kedvezményezettek és a többi érdekcsoport bevonásával kidolgozzuk a részletes operatív projektterveket. Hogyan valósítjuk meg és tartjuk fenn a projekteket. Ebben a stádiumban dõl el, hogy a projekthez készüljön-e formális projektterv és finanszírozási terv.
• Finanszírozás: Ebben a szakaszban finanszírozási forrásokat rendelünk a megvalósítható projektekhez. A támogatási szerzõdés mintája rendelkezésünkre áll, ismerjük a finanszírozási konstrukciót, az átfutási idõket, el tudjuk dönteni, kell-e egyéb forrás is. Ha igen, tárgyalunk a lehetséges további konstrukciókról (befektetõ, banki hitel stb.).
• Megvalósítás: Ha az anyagi hátteret megteremtettük, jöhet a tényleges megvalósítás. Szükség lehet szakmai szakértõk bevonására, munkavégzési, illetve szállítási közbeszerzési pályázatok kiírására és szerzõdések megkötésére. A végrehajtás során, a kedvezményezettekkel és az érdekcsoportokkal konzultálva, folyamatos monitoringra van szükség, hogy biztosan tudhassuk: a projekt nem módosult a tervekhez képest, nincs szükség a követett irány módosítására.
• Kiértékelés: A finanszírozó intézmény és a további külsõ ellenõrzõ szervek értékelik, hogy a projekt milyen eredményeket ért el. A projekt vezetõje ugyanezt teszi, és levonja a tanulságokat. Ezek felhasználandók a jövõbeni programok és projektek tervezése folyamán.
Bevált gyakorlat, hogy a végsõ értékelések mellett közbensõ értékeléseket is végeznek a projekt végrehajtói. A kiértékelés akkor mûködik, ha a végrehajtási alternatívák és valós tervek megfe-lelõ ellenõrzésével szemben tudjuk végrehajtani. A PCM egyik legnagyobb elõnye: a beépített értékelések révén minden érdekelt fél részt vesz a projekt tervezésében és végrehajtásában is.
A PCM alapelvei
(forrás: Strukturális Alapok képzési program)
1. A projektciklus szakaszainak következetes betartása, ami strukturált és megfelelõ információn alapuló döntéshozatali eljárást garantál.
2. Részvétel biztosítása, a projektciklus kulcsfontosságú szakaszaiban szervezett workshopok és a projekt céljainak a kedvezményezettek részére nyújtandó tartós elõnyök, hasznok formájában történõ megfogalmazása révén.
3. Fenntarthatósági szempontok figyelembevétele a projekttervezés során, az elõnyök, hasznok tartós biztosítása érdekében.
4. Logikai keretmátrix alkalmazása, ez konzisztens elemzési módszert ad kezünkbe a projekttervezés és a végrehajtás során.
5. Integrált megközelítés, amely az egyes projektek céljait összekapcsolja a bizottság célkitûzéseivel és a partnerországon belüli nemzeti és szektorális célkitûzésekkel; a projekt-munkatervek és költségvetések logframe módszerrel készülnek; és egységes alapformát használ a kulcsfontosságú kérdések konzisztens és teljes körû kezelése érdekében a projekt teljes idõtartama alatt.
A PCM módszertana
A PCM módszertan alkalmazása során további három technikai-módszertani eszközt kell használnunk, amelynek meglétét a bizottság pozitívan értékeli.
Az egyik a logframe-mátrix (logikai keretmátrix), amely a projekt logikai integrálását segíti, a másik az oksági és eredményességi összefüggések megvilágítását célzó „problémafa” és „célfa” elkészítése. A harmadik pedig olyan indikátorok, mérõszámok alkalmazása, amelyek segítségével folyamatosan mérhetõvé válnak a megtett intézkedések eredményei, hatásai.
Forrás: www.uzletessiker.hu
(Folytatjuk)