ISO 9001:2000 – Mit is jelent a beszerzési láncban?

Olyan személyként, aki részt vesz a szállítók kiválasztásában és esetleg felelõs a beszerzési döntésekért, bizonyára látott vagy felhasznált olyan árukat és szolgáltatásokat, amelyeket az ISO 9001:2000-es vagy még egyszerûbben “ISO 9000”-es szabványra való hivatkozással hirdetnek. Mit jelent ez? Hogyan segítheti ez Önt? Hogyan lehet biztos abban, hogy a szállítói megértik, hogy mit vár el tõlük és képesek következetesen megfelelõ áruval ellátni? Ez az írás választ ad ezekre a kérdésekre és tájékoztatja, hogy hogyan nyerheti a legtöbbet az ISO 9001:2001-es szabvány a beszerzési lánc eszközeként való használatából.
 
Mi az ISO 9001:2000?
Az ISO 9001:2000 egy nemzetközi szabvány, amely megszabja a követelményeket egy szervezet minõségirányítási rendszerével (MIR) szemben. Része egy szabványcsaládnak, amelyet a Nemzetközi Szabványosítás Szervezet (ISO) adott ki és amelyre gyakran együttesen mint „ISO 9000 sorozat”-ra hivatkoznak. Ezért néha azt lehet hallani, hogy a szállítók arra hivatkoznak, hogy “ISO 9000 szerint vannak tanúsítva”, vagy az „ISO 9000-nek megfelelõ MIR” rendszerrel rendelkeznek. Ez rendes körülmények között azt jelenti, hogy azt állítják, hogy az ISO 9001:2000-es szabvány követelményeinek megfelelõ minõségirányítási rendszerrel rendelkeznek, az egyetlen szabvány az ISO 9000-es családban, amelyet megfelelõség értékelés céljára lehet használni. Nagyon fontos azonban annak megértése, hogy az ISO egy olyan szervezet, amely szabványokat dolgoz ki és ad ki – ISO nem “tanúsít” szervezeteket, ezt a késõbbiekben fogjuk megmagyarázni. Az ISO 9001:2000 célja követelményrendszer biztosítása, amelyek, ha hatékonyan bevezetik azokat, biztonságot nyújtanak arra, hogy a szállítók következetesen olyan árukat szállítanak és szolgáltatásokat nyújtanak, amelyek megfelelnek az Önök igényeinek és elvárásainak és megfelelnek a vonatkozó jogszabályoknak.
A követelmények széleskörûek, tartalmazzák a szállítók felsõ vezetõségének minõség iránti elkötelezettségét, vevõközpontúságát, az erõforrásainak megfelelõségét, az alkalmazottak felkészültségét és a folyamatirányítást (a termelési, szervízelési és a ide tartozó adminisztratív és támogató folyamatokra). A minõségtervezést, terméktervezést, a beérkezõ rendelések átvizsgálását, a folyamatok és termékek figyelését és mérését, a mérõeszközök hitelesítését, a folyamatokat a vevõk panaszainak orvoslásához, javító/megelõzõ intézkedéseket és a MIR folyamatos fejlesztésének követelményét. Végül, de nem utolsó sorban van egy követelmény a szállító számára, hogy figyelje az észrevételeket az áru minõségére és a nyújtott szolgáltatásokra vonatkozóan.

Mit jelent az „ISO 9001:2000-es szabványnak való megfelelõség”?
Ez azt jelenti, hogy a szállítója olyan módszeres minõségirányítási szemléletmódot alakított ki és az üzleti tevékenységét úgy irányítja, ami biztosítja, hogy az Önök igényeit világosan megértette, azokkal egyetért, és azokat teljesíti. Az  ISO 9001:2000-es szabványnak való megfelelõség állítását azonban nem szabad úgy tekinteni, hogy az helyettesíti a termék megfelelõségi nyilatkozatot vagy bejelentést. 

Hogyan segít az ISO 9001:2000 a szállító kiválasztásában?
Az ISO 9001:2000 követelményeket ír elõ a beszerzési folyamatra, amelyek magukba foglalják Önt, mint vevõt. Ezek a követelmények az alábbi témákkal foglalkoznak:
– a beszerzésre vonatkozó követelmények, amelyeket úgy kell megadni, hogy a szállító világosan megértse a vevõinek igényeit;
– milyen módon lehet igazolni a leszállított terméknél, hogy az megfelel a vevõi követelményeknek.
Fontos szerepet vállal tehát azzal, hogy meghatározza a szállítónak, hogy mi az, amit valójában akar. Lehet, hogy konzultálnia kell a saját belsõ mûszaki szakembereivel (a tényleges felhasználókkal) e folyamat során. Ha ezt nem teszi meg, elõfordulhat, hogy egy olyan terméket kap, ami ugyan megfelel az összes meghatározott követelménynek és a vonatkozó jogi követelményeknek, de amely teljes mértékben alkalmatlan a tervezett felhasználásra. Így mindenekelõtt arra kell koncentrálnia, hogy a termék tervezett felhasználásával kapcsolatos igényeit meghatározza. 
E feladathoz segítségül az alábbiakat kell fontolóra venni:
– Mi az a konkrét termék (áru vagy szolgáltatás) amit megvásárol?
– Milyen hatása van ennek a terméknek a saját üzleti tevékenységére?
– Mi az üzleti kockázata annak, ha problémákat tapasztal a termékkel kapcsolatban?
– Hogyan tud megbizonyosodni arról, hogy a kapott termék ténylegesen megfelel-e a követelményeinek?
– Mit tud a szállítója ismertségérõl és teljesítményérõl?
– Mennyire bízik a szállítója azon képességében, hogy el tudja önt látni folyamatosan megfelelõ termékkel?
– Ha úgy dönt, hogy az ISO 9001:2000-es szabványnak való megfelelõség fontos, hogyan bizonyosodik meg arról, hogy a szállítója olyan minõségirányítási rendszerrel rendelkezik, amely teljesíti a szabvány követelményeit?
– Az igényelt árukra és szolgáltatásokra kiterjed a szállító minõségirányítási rendszere?

Hogyan gyõzõdhet meg arról, hogy a szállítója megfelel-e az 9001:2000-es szabvány követelményeinek?
Különbözõ módon állíthatja a szállító, hogy a minõségirányítási rendszere megfelel az ISO 9001:2000-es szabvány követelményeinek. Ezek:
– A szállító megfelelõségi nyilatkozata: egy nyilatkozat, amelyben a szállítója saját maga megerõsíti, hogy a minõségirányítási rendszere megfelel az ISO 9001:2000-es szabvány követelményeinek, általában hivatalos aláírásokkal ellátva. Ezt a nyilatkozatot a szállító belsõ auditja alapján vagy második feles vagy harmadik feles auditok alapján lehet kiadni;
– Második feles értékelés: a szállítóját közvetlenül a vevõje értékelte (például Önök vagy egy másik jó hírnévvel rendelkezõ vevõ, akit nagyra értékelnek), hogy ellenõrizze, hogy vajon a MIR rendszere megfelel-e az ISO 9001:2000-es szabvány szerinti vagy a saját –a szerzõdéses üzletkötések során elõírt – követelményeknek;
– Harmadik feles értékelés: (Gyakran úgy hívják, hogy tanúsítás vagy regisztráció): a szállítója megbíz egy pártatlan harmadik felet, hogy folytassa le az auditot ISO 9001:2000-es szabvány követelményeinek való megfelelés igazolására. Ez a harmadik fél kiad egy tanúsítványt az ön szállítójának a MIR alkalmazási területének meghatározásával és megerõsíti, hogy az teljesíti az ISO 9001:2000-es szabvány követelményeit.
– Külön bizalmat nyújt az, ha a tanúsító szervezeteket (regisztrálókat) nemzeti vagy nemzetközileg elismert akkreditáló szervezetek akkreditálták, amelyek igazolják a tanúsító szervezet függetlenségét és felkészültségét tanúsítási eljárás végzésére.  Számos akkreditáló szervezetnek többoldalú megállapodása van az IAF (Nemzetközi Akkreditálási Fórum) koordinálásával, hogy elõsegítse világszerte a kölcsönös elismerést a WTO (World Trade Organization) szabad kereskedelmi elvek támogatásában.

Állíthatják-e a szállítók azt, hogy a termékeik és szolgáltatásaik megfelelnek az ISO 9001:2000-es szabvány követelményeinek?
Nem. Az ISO 9001:2000-es szabványra való hivatkozás azt jelzi, hogy a szállító olyan minõségirányítási rendszerrel rendelkezik, amely megfelel az ISO 9001:2000-es szabvány követelményeinek. Amint már említettük ez megerõsíti a bizalmát, hogy a szállítója képes arra, hogy következetesen megfelelõ árut szállítson, illetve szolgáltatásokat nyújtson. Az ISO 9001:2000-es szabvány megköveteli, hogy a szállítója figyelemmel kísérje a vevõi megelégedettségi szintjét (beleértve önökét is!), és azt az információt felhasználja a minõségirányítási rendszerének fejlesztésére.

Mit a teendõ, ha a dolgok rosszra fordulnak?
Abban az esetben, ha nem elégedett a kapott áruval vagy szolgáltatásokkal, elõször is ezt a szállítója tudomására kell hoznia. Ezt a szokásos meglévõ mûszaki, illetve kereskedelmi kommunikációs csatornákon kell megtennie. A szállítója köteles kivizsgálni a panaszát és megfelelõ intézkedéseket kell tennie, hogy elkerülje, vagy csökkentse az esélyét annak, hogy ez ismételten megtörténjen. Ha azonban, elégedetlen a szállítója általános teljesítményével (például továbbra is nem megfelelõ termékeket szállít, nem foglalkozik a panaszaival vagy nem tesz megfelelõ javító intézkedéseket) akkor ez azt jelzi, hogy  problémák vannak a minõségirányítási rendszerükben.
A kapott választól függõen tudnia kell, hogy kiterjesztheti a panaszát az alábbiak szerint:
– Ha a szállítójának minõségirányítási rendszere van, amely megfelel az ISO 9001:2000-es szabvány követelményeinek, ki kell nevezniük egy személyt (a „vezetõség képviselõje”), akinek megvan a felelõségi köre és hatásköre, hogy biztosítsa, hogy a rendszer megfelelõen mûködik. Meg kell tudnia, ki az és hivatalos panaszt kell tennie.
– Ha még mindig elégedetlen a szállító válaszával, és ha egy független (harmadik feles) tanúsító testület (regisztráló) tanúsította õket, fel kell hívnia a tanúsító szervezet figyelmét az ügyre. Megtalálhatja a tanúsító szervezet nevét a szállító tanúsítási okiratán. A tanúsító szervezet ki fogja vizsgálni az ügyet a szállító minõségirányítási rendszerének felügyeleti auditján, vagy kritikus esetekben lehet, hogy egy kiegészítõ speciális vizsgálat lefolytatásáról dönt.
– Ha nem kap kielégítõ választ a tanúsító szervezettõl, és ha az akkreditálva van, panaszt tehet az illetékes akkreditáló testületnél. Az akkreditálás részleteit megtalálja a szállító ISO 9001:2000 szerinti tanúsítási okiratán. Ha nehézsége támadna ennek az információnak a megszerzésénél, utána nézhet az akkreditáló szervezetek jegyzékében, hogy kik a Nemzetközi Akkreditálási Fórum tagjai azt pedig  IAF (http://www.iaf.nu ) honlapján tudhatja meg.
– Ha úgy érzi, hogy az akkreditáló testülettõl nem kapott kielégítõ választ és ha az a Nemzetközi Akkreditálási Fórum tagja, akkor panasszal fordulhat az IAF-hoz (http://www.iaf.nu ). Ne felejtse el, hogy a fentiek közül egyik sem befolyásolja törvényes, vásárlói jogait és a fenti csatornák helyett vagy azokkal párhuzamosan jogi lépéseket tehet a szállítóval szemben. Ez országonként is változhat.

Összefoglalva…..
ISO 9001:2000-es szabvány szerinti tanúsítással a szervezet bizonyítani tudja, hogy az üzleti tevékenységüket úgy folytatják, hogy következetesen jó minõségû árukat szállítsanak, és szolgáltatásokat nyújtsanak.  Többféle módon tudja bemutatni a szállító az ISO 9001-es szabványnak való megfelelõségét, és Önnek kell megbizonyosodnia arról, hogy a szállító által kiválasztott módszer megfelelõ bizalmat ébreszt-e. Ha nincsen megelégedve a szállítója teljesítményével, errõl megfelelõen tájékoztatni kell õket. Az értesülés a panaszról segíti a szervezeteket arról, hogy a jövõben javítsák a teljesítményüket – ez az amirõl az ISO 9001:2000 szól.
További hasznos információt kaphat az ISO-ról és az ISO 9000-es szabványcsaládról www.iso.org honlapon vagy kérjen tájékoztatást a nemzeti szabványosító szervezetétõl.

Forrás: www.mszt.hu